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疫情期间远程办公,你需要克服这些困难!

2020年02月04日 标签:

疫情当前,各城市春节假期一延再延,让很多企业的节后开工不得不转变为远程在线办公。

 
远程办公对大多数公司来说都是陌生的,面对疫情导致的被迫远程办公,难免会有些不知所措。
 
其实,远程办公,顾名思义是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式,它分为“远程”与“办公”两个部分,指的是,我们通过使用电子邮件、视频会议、工具协同软件等现代技术,实现非本地办公,包括在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。
 
2003年SARS期间,给了淘宝、京东等电商兴起的机会,而这一次新型冠状病毒的突袭,给我们个人开启远程办公带来了挑战。
 
首先,你将难以分离你的生活状态和工作环境。
 
如果在公司工作,那么办公环境会让你随时处于清醒的状态。但是如果在家办公,那么这种轻松的环境很可能会影响你的工作效率。为了摆脱这种状态,你可以把工作环境安排在一个固定的地方,比如书房。

其次,你会失去工作动力。
 
当你开始远程办公的时候,你会面临两个问题:工作氛围和任务截止时间。身处在办公环境下,这种无形的压力会督促你尽快完成工作任务。当这些压力消失,就很容易懈怠。如果不能自己控制注意力,建议可以给自己强制设置任务的截止时间,并且分享给其他人,这样能够督促自己按照计划完成任务。
 
再者,你需要提升自己的沟通能力。
 
在公司里,同事就在我们的身边,所以沟通是随时都会发生的。但是如果身处在独自办公的环境下,你很容易就忘记沟通了。所以,你需要一个好的即时通讯工具,以便沟通畅快,并且沟通过程需要可追溯。
 
最后,小编也总结了几个简单的团队管理的建议,供大家参考:
 
一、明确上下班时间,形成早晚汇报工作制度
 
在进行远程办公之前,可以通过工具和全体成员统一工作时间。特殊时间,我们更应该自觉按照工作时间开展工作。在部门或团队办公期间,也可以实时早会和晚会制度,通过在线会议或者是语音沟通,简单地交流下每日的工作执行情况以及第二天的计划,这种定期的例会可以员工始终保持工作状态,解决远程交流的难题。
 
二、保证工作时间内成员在线
 
选择一款合适的团队协作工具,比如钉钉、企业微信,可以让团队随时保持在线,需要讨论时,就可以发起面对面的视频会议,这是远程协作的基础。
 
这种在线频繁沟通的方式,可以缓解在家工作的不适应,也可以减少因为远程办公而导致的信息沟通障碍。
 
由于远程办公会存在很多诱惑的因素,舒适的环境很容易会让人心生松懈,特别是对于没有远程工作经验的团队来讲,建议还是通过视频会议的方式,让团队成员之间的合作充分链接,让工作过程更加地高效。
 
三、高效合理地利用工具,让工作内容透明化
 
当全体人员在线之后,信息的碎片化会比较明显。各种信息可能会散落在会议、邮件、文档里,针对这种情况,市面上主流的任务管理类工具会给予你一定的帮助,这些工具都会特别突出目标管理和流程管理,通过醒目的任务看板在开工之前明确目标和时间节点,通过固定的流程模板对类似的任务进行分解,就会达到事半功倍的效果。
 
这些任务类管理工具主要是帮助团队达成一些「共识」,大家在远程工作的时期按照这个计划或流程进行工作,各个小团队 leader 或者项目经理抓任务执行结果,有问题的时候视频会议或者协同办公工具跟上及时沟通即可。
 
办公环境的改变一定会带来效率的暂时下降,提前做好预案,有明确的预期,管理才能张弛有度、顺势而为。特殊时期,提醒大家远离人群聚集点,取消聚会、避免接触,注意安全和防护措施。
 
最后再说一句,这次疫情属于不可抗因素,对于很多企业而言,损失已经无可避免,尤其是针对劳动力密集型的餐饮、酒店、零售等行业。喔趣科技认为,这次疫情的影响不仅在于行业的洗牌,也很有可能会重塑组织管理模式,比如灵活用工、灵活结算、灵活人力调度等,也许会促成服务行业未来用工方式的新模式。